تنظیم شرکت نامه برای کلیه شرکتها اجباری و الزامی است. پلمپ دفاتر شرکت نامه قرارداد تشکیل شرکت است و تفاوت آن با اساسنامه این است که شرکت نامه عقد شرکت بوده، قصد و رضای شرکاء را برای تشکیل شرکت طبق اصول و شرایطی که در آن پیش بینی می شود اعلام می دارد. ولی اساسنامه دستورالعمل و سازمان شرکت است در طول مدت فعالیت شرکت.

 آیین نامه قانون تجارت مربوط به اسنادی که باید برای ثبت شرکت، تسلیم اداره ثبت شرکت ها گردد تنظیم شرکت نامه را برای کلیه شرکت ها اجباری می داند و تنظیم اساسنامه را فقط برای شرکت های سهامی و شرکت های مختلط سهامی اجباری دانسته است. زیرا در شرکت های سهامی شرکت های مختلط سهامی که عده شرکاء زیاد است و عملاَ نمی توانند بر امور شرکت نظارت نمایند لازم است که اصول و قواعد مربوط به اداره و فعالیت شرکت به صورت واضح و روشنی قبلاَ معلوم گردد،در صورتی که در سایر شرکت ها چون عده شرکاء کمتر است و هرکدام از آن ها می توانند بر امور شرکت نظارت کنند قانونگذار قیود کمتری در نظر گرفته است.

عملاَ کلیه شرکت ها برای تنظیم امور خود حتی در مواردی که قانون تنظیم اساسنامه را اجباری نکرده است، برای شرکت علاوه بر شرکت نامه اساسنامه هم تهیه می کنند. ولی در بعضی از موارد شرکاء در شرکت تضامنی فقط به تنظیم شرکت نامه اکتفا می کنند منتهی آن را قدری مفصل تر می نویسند تا نکات لازم برای اداره امور شرکت و شرایط فعالیت آن درج گردد. قانون تجارت راجع به طرز تنظیم شرکت نامه ساکت است که موسسین شرکت ها موظفند نکاتی را که در آن قید شده است تعیین کنند.

بنا به مراتب بالا حداقل مسائلی که در شرکت نامه باید قید شود به موجب نمونه های چاپی اداره ثبت شرکت ها عبارتند از:

• نام شرکت
• نوع شرکت
• موضوع شرکت
• مراکز اصلی شرکت و نشانی کامل آن
• اسامی شرکاء یا موسسین
• شناسنامه و محل اقامت آن ها
• مبدا تشکیل شرکت و مدت آن
• سرمایه شرکت اعم از نقدی و جنسی
• میزان سهم الشرکه شرکاء
• مدیران شرکت و اختیارات آن ها و اشخاصی که حق امضاء دارند موقع رسیدگی به حساب و ترتیب تقسیم سود شرکت
• فسخ شرکت
• محل شعب شرکت
• بازرسان شرکت
• سایر شرایط

چگونگی تنظیم شرکتنامه

تنظیم نام شرکت در شرکت نامه

منظور از نام شرکت نامی است که شرکاء برای شرکت انتخاب می کنند. طبق ماده 117 قانون تجارت "در اسم شرکت تضامنی باید عبارت (شرکت تضامنی) و لااقل اسم یک نفر از شرکاء ذکر شود در صورتی که اسم شرکت مشتمل بر اسامی تمام شرکاء نباشد باید بعد از اسم شریک یا شرکایی که ذکر شده است عبارتی از قبیل (و شرکاء) یا ( و برادران) قید شود."

درج نام شرکاء در نام شرکت تضامنی از این جهت ضرورت دارد که چون شرکاء نسبت به تعهدات شرکت مسئولیت تضامنی دارند با معرفی نام، اشخاصی که با شرکت معامله می نمایند تشخیص خواهند داد که آیا شرکاء اعتبار کافی دارند یا خیر و حق این بود که در شرکت های تضامنی نام تمام شرکاء ذکر می گردید ولی چون ممکن است عده شرکاء زیاد باشد و در این صورت نام شرکت فوق العاده طولانی می گردید،قانون اجازه داده است فقط نام یکی از شرکاء در نام شرکت نوشته شود و راجع به بقیه به عبارات کلی اکتفا گردد.

مثلاً وقتی بعد از اسم یکی از شرکاء کلمه "و برادران" یا "و پسران" نوشته شد اشخاص خارج فوراً ملتفت می شوند که شرکت مزبور شرکتی است که بین اعضای یک خانوادگاه تشکیل شده است و در صورتی که "و شرکاء" نوشته شود معلوم می شود که اشخاص دیگری غیر از اعضای فامیل شخصی که نام او در نام شرکت تصریح شده است در شرکت وجود دارند و چون طبق قانون تجارت درج شماره ثبت شرکت بر روی اوراق شرکت اجباری است در صورتی که اشخاص خارج بخواهند اطلاعات زیادتری راجع به شرکاء شرکت کسب کنند، خواهند توانست به اداره ثبت شرکت ها مراجعه نمایند و نام سایر شرکاء شرکت را به دست آورند. چون اشخاصی که نام آن ها در نام شرکت تصریح شده است به هر حال اگرچه از شرکت هم خارج شده باشند، مسئولیت تضامنی دارند.

طبق مقررات ثبت شرکت ها اگر شریکی از شرکت خارج شود نام او از نام شرکت نیز باید حذف گردد به همین طریق اگر یکی از شرکاء فوت کند و سایرین مایل به ادامه امور شرکت باشند نام متوفی باید از نام شرکت حذف گردد.

تنظیم نوع شرکت

به عنوان مثال قبل از ذکر نام شرکاء در نام شرکت عبارت "شرکت تضامنی" نیز باید قید گردد تا مشخص گردد که شرکت تضامنی است و به این ترتیب نوع شرکت مشخص می گردد.

موضوع شرکت

در شرکت نامه موضوع شرکت باید قید شود. قید موضوع شرکت اهمیت زیادی دارد زیرا که شخص حقوقی فقط درباره ی موضوعاتی می تواند عمل کند که در موضوع شرکت تصریح شده باشد به این جهت اصولاَ کلیه شرکت ها موضوع شرکت را وسیع تعریف می کنند تا بتوانند کلیه اموری را که لازم باشد انجام دهند به هر حال تعیین موضوع شرکت بسته به نظر شرکاء است و حدود عملیات شرکت را تعیین می کنند.

مرکز اصلی شرکت و نشانی کامل آن

چون شرکت های تجارتی دارای شخصیت مستقل و متمایز از شرکاء می باشند، بنابراین دارای اقامتگاه مجزایی از اقامتگاه شرکا می باشند و منظور از تعیین مراکز اصلی و نشانی کامل آن که در شرکت نامه ذکر شده است اینست که اقامتگاه قانونی شرکت تعیین شود. البته ممکن است فعالیت شرکت در نقاط مختلف باشد، بنابراین کلیه مراکز اصلی شرکت باید ذکر گردد ولی توضیح لازم نیست که شخص حقوقی نیز مانند شخص حقیقی بیش از یک اقامتگاه قانونی نمی تواند داشته باشد و معمولاَ اقامتگاه قانونی شرکت ها مرکز اصلی آنان تعیین می شوند.

اسامی شرکاء یا موسسین، شناسنامه و محل اقامت آن ها

در نمونه شرکت نامه که از طرف اداره ثبت شرکت ها تهیه شده است تصریح گردیده که نام شرکاء باید با ذکر شناسنامه و محل اقامت آن ها قید گردد و معمولاَ در موقع ثبت اداره ثبت شرکت ها مانند کلیه دفاتر رسمی نسبت به هویت شرکاء رسیدگی می نماید. از لحاظ اهمیتی که شرکاء در شرکت های تضامنی دارند در شرکت نامه نام کلیه آنان با ذکر خصوصیات هویت آنان باید ذکر گردد تا به آسانی بتوان به آنان دسترسی پیدا نمود.

مبدا تشکیل شرکت و مدت آن

مبدا تشکیل شرکت روزی است که شرکاء با یکدیگر توافق می کنند که شرکت را تاسیس کنند و از همین تاریخ است که شرکت شخصیت حقوقی جداگانه از شرکاء پیدا می نماید.مبدا تشکیل شرکت از این نظر اهمیت دارد که از این تاریخ شرکت وارد فعالیت شده و زندگانی خود را شروع می کند. از این تاریخ وجوهی که بابت سرمایه به شرکت پرداخته شده است، جزء دارایی شرکت محسوب می شود و از دارایی شخصی شرکاء مجزا خواهد بود.

سرمایه شرکت اعم از نقدی و غیر نقدی

سرمایه شرکت ها اصولاَ به وجه رایج کشور تعیین می شود منتهی شرکاء می توانند برای تامین سرمایه شرکت حصه خود را به صورت نقدی یعنی به پول یا به صورت غیر نقدی پرداخت کنند.در موردی که سرمایه شرکت نقداَ پرداخت می شود احتساب آن به اشکال برنمی خورد ولی اگر شرکاء سرمایه غیر نقدی به شرکت تسلیم نمایند سرمایه مزبور حتماَ باید به پول تقویم شود.

ماده 118 قانون تجارت مقرر می دارد: "شرکت تضامنی وقتی تشکیل می شود که تمام سرمایه نقدی تادیه و سهم الشرکه غیر نقدی نیز تقویم و تسلیم شده باشد". چون در شرکت تضامنی آنقدر که اعتبار شرکاء اهمیت دارد سرمایه شرکت مورد توجه نیست قانون پرداخت تمام سرمایه شرکت را اجباری دانسته است و به این ترتیب مبلغ سرمایه که به شرکت تخصیص داده شده است از دارایی شرکاء خارج گشته و وارد دارایی شرکت می شود. اهمیت این موضوع از این نظر است که در صورت ورشکستگی یکی از شرکاء طلبکاران شرکت همواره بر طلبکاران شرکاء مقدم می باشند و در صورت انحلال شرکت بدواَ باید تعهدات شرکت انجام گیرد و اگر چیزی باقی بماند بین طلبکاران شرکاء تقسیم شود، در صورتی که در مورد ورشکستگی شرکت تضامنی اگر دارایی شرکت کفاف انجام تعهدات را ننماید، طلبکاران شرکت برابر طلبکاران شریک در ورشکستگی شریک شرکت می نمایند.

میزان سهم الشرکه

در شرکت های تضامنی وجوهی که شرکاء در شرکت می گذارند سهم الشرکه یا حصه نامیده می شود و مجموع سهم الشرکه ها سرمایه شرکت را تشکیل می دهد. در این رابطه ماده 122 قانون تجارت مقرر می دارد: "در شرکت های تضامنی اگر سهم الشرکه یک یا چند نفر غیر نقدی باشد باید سهم الشرکه مزبور قبلاَ به تراضی تمام شرکاء تقویم شود."
در شرکت نامه باید میزان آورده هر یک از شرکا تصریح گردد، زیرا روابط شرکاء بین یکدیگر و مسئولیت هر یک از آن ها نسبت به تعهدات شرکت در بین خود بسته به میزانی است که در شرکت به عنوان سرمایه گذاشته اند.

مدیران شرکت  و اختیارات آن ها و اشخاصی که حق امضاء دارند.

مدیران شرکت نماینده شرکت بوده و بنام و به حساب شرکت می توانند معاملاتی نموده و تعهداتی قبول کند و نمایندگی شرکت را در نزد کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی دارا می باشند. ولی از آن جایی که با سمت نمایندگی شرکت از شخصیت خود عدول نمی نمایند، باید در مواردی که بنام شرکت عمل می کنند سمت خود را تصریح کنند تا بین تعهدات شخصی آنان و تعهدات شرکت اشتباهی حاصل نشود.

اختیارات مدیران شرکت باید بعد از ثبت در اداره ثبت شرکت ها در روزنامه رسمی و یکی از روزنامه های کثیرالانتشار محل ثبت شرکت آگهی گردد تا اشخاص با توجه به مفاد آن بتوانند از حدود اختیارات آنان اطلاع حاصل کنند. در صورتی که چند نفر به عنوان مدیر شرکت انتخاب شوند اختیارات و وظایف هر یک باید معلوم و تصریح گردد و مخصوصاَ تصریح گردد چه اشخاصی از طرف شرکت حق امضاء خواهند داشت. مدیران شرکت در صورتی که در اساسنامه شرکت یا در شرکت نامه به آنان صراحتاَ اختیار وکالت در توکیل داده شده باشد، می توانند به مسئولیت خود تمام یا قسمتی از اختیارات خود را به دیگران واگذار کنند. بنابراین مدیران شرکت می توانند از طرف خود نمایندگان تجارتی یا وکلای مخصوصی معین کنند و اختیاراتی به آن ها بدهند، ولی مسئولیت اعمال آن ها متوجه مدیرانی می باشد که آن ها را تعیین نموده اند. اینگونه اشخاص مشمول مقررات مواد 395 تا 400 قانون تجارت می باشند و حدود اختیارات آن ها نیز باید ثبت و آگهی گردد خصوصاَ اگر از طرف شرکت حق امضاء داشته باشند.

https://danasabt.ir/2023/09/17/%D8%A7%D8%AE%D8%B0-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%AA-%D8%A8%D8%A7%D8%B2%D8%B1%DA%AF%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D9%81%D9%88%D8%B1%DB%8C/

ماده 120 قانون تجارت مقرر می دارد: "در شرکت های تضامنی شرکاء باید لااقل یک نفر از میان خود یا از خارج به سمت مدیری معین نمایند." تعیین مدیر مسئول برای شرکت ها به قدری اهمیت دارد که در کلیه شرکت نامه ها نام مدیرانی که برای مرتبه اول تعیین می شوند نوشته می شود و حتی در بعضی از شرکت ها قانون تجارت تاریخ تاسیس شرکت را از زمانی تعیین می کند که مدیران شرکت سمت خود را قبول کرده باشند.